รายการตรวจสอบการย้าย Office แบบเป็นขั้นตอน ง่าย

หากคุณกำลังเตรียมย้ายสำนักงานคุณจะต้องหยุดชะงักในระหว่างการเดินทาง ไม่ว่าคุณจะย้ายไปที่สำนักงานบริการออฟฟิศหรือ coworking space พร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกส่วนกลางการวางแผนการเตรียมการและการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าสำนักงานเคลื่อนที่เป็นงานที่ท้าทาย แต่มีขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ทำงานได้อย่างราบรื่น นี่คือคำแนะนำที่มีประโยชน์เพื่อช่วยให้คุณย้ายโดยไม่ต้องเครียดไม่จำเป็น

ขั้นตอนที่หนึ่ง – ตรวจสอบออฟฟิศเบื้องต้น

เมื่อคุณตัดสินใจแล้วให้เริ่มดูแลขั้นตอนแรก เป็นการดีที่คุณควรทำเช่นนี้ 3 ถึง 6 เดือนก่อนวันย้ายของคุณ

  • ตรวจสอบการเช่าอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ของคุณ หากคุณวางแผนที่จะออกก่อนกำหนดอาจมีค่าใช้จ่ายในการฝากของคุณ คุณอาจรับผิดชอบต่อการแตกหักหรือความเสียหายของพื้นที่ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการเคลื่อนย้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้
  • รวมทีมวางแผนที่สามารถมอบหมายงานและรับผิดชอบกระบวนการเคลื่อนย้าย
  • เริ่มรับการเสนอราคาจาก บริษัท ที่มีการเคลื่อนไหวหลากหลายเพื่อหาบริการที่ดีที่สุดและคุ้มค่า
  • ค้นหาว่าคุณต้องการประกันการเคลื่อนย้ายสำหรับอุปกรณ์และเครื่องจักรที่สำคัญหรือไม่
  • กำหนดงบประมาณการย้ายของคุณเพื่อช่วยป้องกันการใช้จ่ายเกินกำลัง

ขั้นตอนที่สอง – การสื่อสารในออฟฟิศ

เมื่อคุณได้รับการยืนยันวันที่ย้ายของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้บุคคลภายในและภายนอกทราบเกี่ยวกับการย้ายที่จะเกิดขึ้นของคุณ

  • แจ้งเจ้าของที่ดินและ / หรือผู้จัดการทรัพย์สินในปัจจุบันของคุณและแจ้งให้ทราบอย่างเป็นทางการ
  • แจ้งสมาชิกทีมของคุณถึงวันที่ย้ายและที่อยู่สำนักงานใหม่
  • เริ่มต้นรายการหลักของบุคคลที่คุณต้องการส่งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ไป
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อพนักงานของคุณทันสมัย
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อลูกค้าและรายชื่อผู้ให้บริการของคุณทันสมัย
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนรู้ว่าความรับผิดชอบของพวกเขาจะต้องล่วงหน้า
  • ทำการจองกับ บริษัท ขนย้ายที่คุณเลือก

สรุปแผนกไอทีของคุณในระหว่างเดินทางและหารือเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับวันนี้ แจ้งพันธมิตรในท้องถิ่น บริษัท ในเครือและซัพพลายเออร์เกี่ยวกับการย้ายที่จะเกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่อยู่และข้อมูลการติดต่อของคุณ

ผู้ที่ส่งการแจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่ไปที่ออฟฟิศ:

  • ลูกค้าและพันธมิตร
  • องค์กรวิชาชีพที่คุณเป็นสมาชิก
  • บริการเครื่องเขียน
  • ธนาคารและสถาบันการเงิน
  • บริษัท บริการอาหารใด ๆ
  • บริษัท บรรจุขวดน้ำ
  • บริษัท โทรศัพท์
  • บริษัท ที่ให้บริการสำหรับเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องพิมพ์
  • บริษัท ประกันภัย
  • แผนกบัญชีใด ๆ
  • ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ
  • บริการเพิ่มเติมใดๆ ที่ บริษัท ของคุณใช้

ขั้นตอนที่สาม – ออฟฟิศและการเตรียมการ

ตอนนี้ได้เวลาพิจารณาการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมดของคุณจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

  • รับแผนผังชั้นแบบละเอียดของพื้นที่ใหม่ของคุณ
  • วัดพื้นที่สำนักงานใหม่และวางแผนว่าคุณจะวางโครงงานอย่างไร
  • สร้างสินค้าคงคลังของเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่มีอยู่
  • ปรึกษากับ บริษัท เฟอร์นิเจอร์สำหรับเฟอร์นิเจอร์ใหม่ที่คุณอาจต้องการ
  • สั่งซื้อเฟอร์นิเจอร์และเครื่องเขียนใหม่หากจำเป็น
  • จัดให้มีที่เก็บข้อมูลภายนอกหากจำเป็น
  • กำหนดรหัสสีให้แต่ละแผนก ทำงานแบบแปลนพื้นอย่างละเอียดและจัดสรรสติกเกอร์รหัสสีให้แต่ละแผนก
  • กำหนดหมายเลขให้พนักงานแต่ละคนและเพิ่มหมายเลขที่สอดคล้องกันนั้นลงในโต๊ะและอุปกรณ์ของพวกเขา
  • กำหนดและตั้งชื่อพื้นที่ชุมชนอย่างชัดเจนในแปลนชั้นใหม่ของคุณ
  • ลงนามในเอกสารอนุญาตและใบอนุญาตอย่างเป็นทางการใด ๆ
  • จองที่จอดรถและลิฟต์สำหรับวันที่เดินทาง
  • จัดให้มีบริการทำความสะอาดที่สำนักงานปัจจุบันของคุณและสถานที่ใหม่
  • สรุปรหัสการเข้าถึงและความปลอดภัยสำหรับสถานที่ใหม่
  • ส่งแบบแปลนชั้นอย่างละเอียดไปยังผู้เคลื่อนย้ายของคุณหรือจัดการประชุมที่สถานที่ใหม่หากจำเป็น
  • สร้างแผนรายละเอียดการย้ายวันสำหรับพนักงานของคุณเพื่อติดตาม
  • ร่างรายการหมายเลขติดต่อฉุกเฉินสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องในการย้ายรวมถึงการบำรุงรักษาลิฟต์และการจัดการอาคาร
  • ทีมวางแผนของคุณควรหารือเรื่องอะไรในขั้นตอนนี้
  • มอบหมายให้สมาชิกของแต่ละทีมทำหน้าที่กำกับดูแลการบรรจุหีบห่อของแผนก
  • ตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนและรูปแบบการบรรจุ

ร่างเส้นทางไปยังตำแหน่งใหม่รวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับที่จอดรถระบบขนส่งสาธารณะ ฯลฯ

“ แพ็คที่เคลื่อนไหว” สำหรับสมาชิกแต่ละคนรวมถึงหมายเลขโต๊ะที่จัดสรรรหัสสีและข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งใหม่

การกำหนดวิธีมาตรฐานในการติดฉลากแล็ปท็อปหน้าจอฮาร์ดไดรฟ์คีย์บอร์ด ฯลฯ และทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับแจ้ง

มั่นใจได้ว่าทุกคนนำของใช้ส่วนตัวและของใช้ในบ้าน

การตัดสินใจว่าตัวแทนคนใดจะอยู่ที่ตำแหน่งปัจจุบันจนกว่ารถบรรทุกเคลื่อนที่สุดท้ายจะออกไปและใครจะไปที่ตำแหน่งใหม่เพื่อควบคุม

จัดให้แต่ละแผนกว่างและบรรจุหรือปิดผนึกตู้เก็บเอกสารเป็นต้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้วางสัญลักษณ์รหัสสีและหมายเลขโต๊ะอย่างชัดเจนและทำเครื่องหมายในพื้นที่ใหม่

มั่นใจได้ว่ากุญแจรหัสการเข้าถึงหรือแท็กและข้อมูลความปลอดภัยนั้นมีให้ทั้งหมด

ขั้นตอนที่สี่ – การย้าย

  • เมื่อวันเดินทางมาถึงคุณควรเตรียมความพร้อมเป็นอย่างดี ต่อไปนี้เป็นวิธีเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นในวันที่ยิ่งใหญ่
  • เก็บหมายเลขฉุกเฉินของคุณไว้ใกล้มือ
  • อนุญาตงบประมาณสำหรับเครื่องดื่มสำหรับทีมที่กำลังเคลื่อนไหวและตัวแทนภายใน
  • หากจำเป็นให้จัดเครื่องปรับอากาศในระหว่างการเดินทาง
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์โทรศัพท์ ฯลฯ ทั้งหมดก่อน
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแทนพร้อมที่จะให้แน่ใจว่ารายการรหัสสีทั้งหมดถูกวางในตำแหน่งที่ถูกต้องและโต๊ะทำงานทั้งหมดอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสมพร้อมกับกล่องหมายเลขของพวกเขา
  • จองวันที่สำหรับสายโทรศัพท์และระบบที่จะเปิดใช้งาน

ขั้นตอนที่ห้า – นั่งลง

  • การเคลื่อนไหวครั้งใหญ่จบลงแล้ว! ตอนนี้ได้เวลาตั้งค่าบางสิ่งสุดท้ายเพื่อให้คุณสามารถกลับไปทำธุรกิจโดยเร็วที่สุด
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกพื้นที่มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและแบ่งเขตเพื่อให้พนักงานดู
  • ติดตั้งคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เทคโนโลยีทั้งหมด
  • ตั้งค่าสายโทรศัพท์และระบบ
  • อัพเดทเว็บไซต์ บริษัท ด้วยข้อมูลการติดต่อใหม่
  • สร้างรายการโทรศัพท์ใหม่

กระจายรายชื่อโทรศัพท์ใหม่และที่ตั้งแผนก

  • ทำการตรวจสอบสถานที่อย่างละเอียดและรายงานความเสียหายใด ๆ กับ บริษัท ขนย้ายหากจำเป็น
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประกันภัยของคุณได้รับการถ่ายโอนแล้ว
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปิดสัญญาเช่าเก่า
  • ยืนยันว่าได้รับเงินฝากใด ๆ จากสถานที่เก่า
  • รับบัตรผ่าน, คีย์การ์ดและกุญแจสำหรับสถานที่เก่าและส่งกลับ
  • แจกคีย์การ์ดและกุญแจใหม่ให้สำนักงานใหม่
  • ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และการชำระเงินทั้งหมด
  • เตรียมการสำหรับการติดตั้งระบบไอทีใหม่
  • ออกแถลงข่าวเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของคุณ
  • จัดตั้งคณะกรรมการวางแผนเพื่อจัดงานปาร์ตี้ที่อบอุ่น

เพิ่มความพิเศษด้วยการปล่อย“ ชุดต้อนรับ” ไว้บนโต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคนพร้อมชื่อตำแหน่งงานบันทึกย่อการต้อนรับและสิ่งที่ควรปฏิบัติเพื่อให้พวกเขาผ่านวันที่วุ่นวาย

ขอแสดงความยินดีคุณทำแล้ว

หากคุณทำการย้ายสำนักงานโดยไม่มีความเครียดมากเกินไปก็ถึงเวลาที่จะหยุดและเฉลิมฉลอง เราหวังว่ารายการของเราจะช่วยให้คุณได้รับการจัดระเบียบ

หากคุณกำลังค้นหาพื้นที่ออฟฟิศให้เช่าผู้เชี่ยวชาญสำนักงานทันทีของเราพร้อมให้ความช่วยเหลือคุณในด้านข้อดีและข้อเสียของพื้นที่ประเภทต่างๆตั้งแต่สำนักงานให้บริการจนถึงพื้นที่สาธารณะในสถานที่ต่างๆทั่วโลก เราจะช่วยคุณค้นหาพื้นที่สำนักงานที่เหมาะสมสำหรับการย้ายเข้ามา